Se você tem uma empresa, a mudança para automatizar a conciliação de cartões na sua empresa torna-se uma necessidade. Este pequeno processo, oferece às empresas maior poder e conveniência no gerenciamento de despesas comerciais e muito mais.
Embora tudo isso faça com que a conciliação de cartões na sua empresa pareça uma bênção, também tem uma desvantagem. Se gerenciar despesas comerciais é um desafio para sua empresa, é provável que você também enfrente desafios no processo de reconciliação de cartão.
Esses processos, se não administrados de forma eficiente, podem causar vazamentos financeiros. Isso pode ser prejudicial à saúde e ao crescimento de sua empresa.
Efetuar um pagamento do extrato do cartão de crédito sem uma segunda olhada pode não ser a coisa mais sensata a fazer. Grandes instituições financeiras também cometem erros e isso pode acabar custando muito mais do que deveria.
O processo de conciliação de cartões na sua empresa, começa quando uma empresa recebe cobranças por suas despesas. Os detalhes das despesas são então combinados manualmente com o registro financeiro interno da empresa para procurar quaisquer discrepâncias.
Este processo garante:
A conciliação de cartões na sua empresa, como sabemos, envolve o processo de combinar despesas com seu registro financeiro interno. Mas como você faz todo o processo?
Os recibos são a prova das despesas. Ele vem em várias formas e ajuda a contabilizar o dinheiro gasto. Uma compra feita com cartão de crédito vem com uma fatura entregue ao cliente no momento da venda. Esses recibos devem ser coletados de todos os portadores do cartão e armazenados para referência futura.
Com os recibos em mãos, as equipes financeiras agora podem comparar extratos de cartão de crédito com despesas de negócios relatadas. As empresas podem fazer isso com a ajuda de qualquer sistema preferencial de conciliação.
Sempre há chances de erro, com ou sem intenção. Esses erros podem ser corrigidos se você notificar seu banco o quanto antes. Garanta uma ação oportuna relatando quaisquer atividades não autorizadas ou comportamento fraudulento.
Alguns exemplos de erros comuns com conciliação de cartões na sua empresa são:
Para as equipes financeiras, a imprecisão e as ineficiências no processo de conciliação de cartões na sua empresa tornam a empresa vulnerável à exposição financeira. Além disso, os métodos tradicionais de reconciliação incluem um alto envolvimento dos funcionários, mas fazem pouco para remover erros humanos.
Caso um funcionário use o cartão para despesas pessoais, deve haver uma maneira de sinalizar as violações com precisão. Ao comparar as despesas com os extratos bancários, a equipe de finanças deve identificar e tratar das despesas pessoais. Durante a reconciliação, as equipes financeiras também devem se certificar de que não haja erros cometidos pelos fornecedores ou emissores de cartão de crédito.
Os cartões ajudaram a revolucionar a velocidade e a eficiência dos pagamentos nas empresas. Mas isso também implica um alto volume de transações. Com o número cada vez maior de transações, as chances de erros humanos perdidos, envios duplicados e informações imprecisas também aumentam.
Junto com vários programas de cartão para vários funcionários, departamentos e categorias, todos os dados precisam ser obtidos e gerenciados em uma guia. Sua equipe de contabilidade precisa filtrar todas as transações e conciliar as transações de um para um e de um para muitos. Isso pode ser uma despesa cara e pesada para sua empresa e funcionários.
O processo de conciliação de cartões na sua empresa é demorado, caro e trabalhoso. Além disso, se não for feito da maneira certa, pode representar uma grande ameaça à saúde financeira do seu negócio. A abordagem moderna para garantir um alto padrão de precisão e eficiência consiste na implementação de um software de gerenciamento de despesas automatizado.
Optar por uma solução automatizada em vez de um sistema manual pode ajudar sua empresa a superar esses desafios:
Sua equipe (funcionários e equipes financeiras) acaba perdendo muito tempo inserindo, verificando e aprovando manualmente as despesas de negócios. Infelizmente, independentemente de todo o tempo e esforço que eles colocam, entradas duplicadas e fraudulentas ainda escapam. Você pode negar isso usando um software que elimina a entrada manual de dados e a verificação manual de dados.
Um software de gerenciamento de despesas oferece a capacidade de extrair virtualmente os detalhes da transação dos recibos. Assim, as despesas podem ser enviadas, aprovadas, processadas e reembolsadas, tudo sem a necessidade de inserir os detalhes manualmente. Portanto, as chances de erro humano e preconceito humano também reduzem drasticamente.
Com um software de gerenciamento de despesas, todos os recibos e extratos bancários são automaticamente combinados e reconciliados com alguns cliques. Isso evita que a equipe de contabilidade tenha que verificar e aprovar manualmente grandes quantidades de transações.
Além disso, um software de gerenciamento ajuda a:
O processo de automatizar a conciliação de cartões na sua empresa consiste em várias fases e processos. Esses processos precisam ser seguidos ao ponto para evitar erros de execução. Ter uma visão clara das funções e responsabilidades ajuda as equipes a se manterem preparadas.
Além disso, todas as partes interessadas estão cientes do processo, das regras e das consequências de não segui-las. Isso garante transparência em toda a empresa.
O processo de automatizar a conciliação de cartões na sua empresa é uma tarefa crucial para entender a situação financeira de uma empresa. Também é um processo necessário para verificar se seus funcionários estão cometendo algum comportamento fraudulento. Por último, ajuda a identificar e resolver erros de cartão e resolver disputas com bancos e fornecedores, se necessário.
Telefone ou WhatsApp:
0800 591 5555
Envie-nos um e-mail:
atendimento@zoompay.com.br
Aplicativo de Gestão:
Zoompay Soluções e Liquidações de Pagamentos LTDA CNPJ 21.270.789/0001-70
Rua Cláudio Soares, 72 – conjunto 912, 9º andar, Pinheiros, São Paulo/SP
